Kadir KICIKOĞLU
Yazı İşleri Müdürü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNCE YÜRÜTÜLEN GÖREVLER

Resmi Yazışma Kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak.

Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.

Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.

Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.

İl Koordinasyon kuruluna yatırım programı ve dönem raporlarını sunmak,

İdaremiz Birimleri envanter bilgilerini toplamak ve konsolide etmek,  Bilgi bankası oluşturmak

Valilik ve diğer kurumlarca istenen Brifing Dosyalarını hazırlamak.

Santral hizmetlerini sağlamak.

Ana (Genel Sekreterlik) binanın bakım, onarım ve işletmesini yürütmek.

EVRAK KAYIT BÜROSU

İdareye gelen ve giden tüm evrakları " e-İçişleri " Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.

"Gizli" ,"çok gizli", "hizmete özel", "kişiye özel", evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.

Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.

İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak.

Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve rapor hazırlamak.

İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonu sağlamak.

ARŞİV BÜROSU

Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.

Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.

Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.

Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.

Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.

Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak,
Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.

Arşiv mevzuatı gereği " Arşiv Yönetmenliği" nin ve ” Dosya Tasnif ve Saklama Planlarının hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.

Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolünü yapmak.

BİLGİ İŞLEM BÜROSU

Bilgi Edinme ve BİMER başvurularını takip etmek ve gerekli yazışmalarını yapmak.

İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak.

İl Özel İdaresi'nin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik destek vermek.

İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve İnternet kurulumunu yapmak.

Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulmasını sağlamak.

Birimlerden gelen faaliyet dokümanlarının kayıt altına alınarak bilgi bankasının oluşturmak.

İl Özel İdaresi'nin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek.

Görev alanına giren konularla ilgili istatistiki çalışmalar yapmak.

E-İÇİŞLERİ Projesi kapsamında yapılması gereken iş ve işlemleri gerçekleştirmek.

İçişleri Bakanlığı'na ait http://yerelbilgi.turkiye.gov.tr/adresine diğer birimlerden alınacak bilgiler doğrultusunda Yerel Bilgi Girişleri ile ilgili girişi yapmak.

İl Özel İdare resmi internet sitesini yönetmek.

ENCÜMEN BÜROSU

İl Genel Meclisi’nin toplanması İle ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililere ve halka duyurulmasını sağlamak.

Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.

Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.

Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.

Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.

Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.

Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasın! sağlamak.

Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.

Meclis Başkanlığının yapacağı yazışmaları yürütmek.

Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasının sağlamak.

Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.

Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.

Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.

Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.

Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.

Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.

İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.

İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.

İl genel meclisi üyeleri ve encümen üyelerinin ödenek, yolluk vb. giderleri ile ilgili her türlü işlemlerini yapmak ve tahakkuk ettirmek

Birimin faaliyet alanı ile İlgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.